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COMPT'FAIT

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 14 octobre 2026

Cette politique explique quelles données personnelles COMPT’FAIT traite, pourquoi, sur quel fondement, pendant combien de temps, avec qui elles sont partagées et comment exercer vos droits. Elle couvre le site comptfait.fr, nos échanges avec nos clients et prospects, les données que nous traitons pour le compte des cabinets de syndic, ainsi que le service de messagerie WhatsApp Business que nous développons pour eux.

1. Qui traite vos données

COMPT’FAIT, société par actions simplifiée (SAS) au capital de 1 000 €, SIREN 921 797 585, dont le siège est situé 6 rue d’Armaillé, 75017 Paris. Pour toute question sur vos données : contact@comptfait.fr.

Selon le traitement, COMPT’FAIT intervient à deux titres :

  • en tant que responsable de traitement pour les traitements qui lui sont propres : le fonctionnement du site, les demandes de contact et de rendez-vous, les commandes, la relation avec ses clients et prospects, la mesure d’audience ;
  • en tant que sous-traitant, au sens de l’article 28 du RGPD, lorsqu’elle traite des données pour le compte d’un cabinet de syndic client, dans le cadre des missions qu’il lui confie ou du service de messagerie WhatsApp Business. Le cabinet est alors le responsable du traitement : c’est lui qui décide de la finalité et des moyens essentiels du traitement, et c’est auprès de lui que vos droits s’exercent en priorité.

D’autres acteurs peuvent intervenir sous leur propre responsabilité, notamment Meta et WhatsApp pour le fonctionnement de leurs services (voir la section 5).

2. Contact, rendez-vous et commandes

Données transmises par le formulaire de contact

Le formulaire recueille votre nom, votre société, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, l’objet de votre demande et votre message. Ces informations sont toutes nécessaires pour traiter votre demande : le formulaire ne peut pas être envoyé tant que l’un de ces champs reste vide.

À l’envoi, votre adresse IP est également traitée, uniquement pour limiter le nombre de messages pouvant être adressés depuis une même connexion. Elle n’est jamais transmise dans le message reçu : seule une empreinte irréversible en est conservée, au maximum quarante-huit heures, le temps que le compteur anti-abus expire.

Finalités et base légale

Ces informations servent à répondre à votre demande, à préparer un éventuel échange commercial et à protéger le formulaire contre les envois abusifs. Selon la nature de la demande, le traitement repose sur l’intérêt légitime de COMPT’FAIT à répondre aux sollicitations reçues ou sur l’exécution de mesures précontractuelles demandées par la personne concernée.

Conservation

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, puis archivées trois ans à compter du dernier contact avec vous. Au-delà, elles sont supprimées, sauf lorsqu’une obligation légale impose une conservation plus longue, notamment en matière comptable ou en cas de relation contractuelle engagée. Les messages du formulaire sont acheminés par un prestataire d’envoi de courriers électroniques.

Prise de rendez-vous

La prise de rendez-vous s’effectue au moyen de Microsoft Bookings, affiché sur la page « Prendre rendez-vous » une fois que vous en avez fait la demande. Les informations que vous y saisissez sont traitées par Microsoft et par COMPT’FAIT pour organiser et confirmer le rendez-vous. Microsoft agit selon ses propres conditions et peut, à ce titre, transférer des données hors de l’Union européenne, ces transferts étant encadrés par les garanties contractuelles qu’il met en place. Vous pouvez aussi convenir d’un horaire par téléphone ou par le formulaire de contact, sans passer par ce service.

Commande d’un pré-état daté

La commande d’un pré-état daté passe par un formulaire en ligne fourni par un prestataire de formulaires. Il recueille vos coordonnées, l’identification du lot concerné et les pièces que vous choisissez de nous transmettre, ou les identifiants d’accès à l’extranet de votre copropriété. Ces informations servent à établir le pré-état daté, à le facturer et à vous le livrer : le traitement repose sur l’exécution du contrat et, pour la facturation, sur nos obligations légales.

Les identifiants d’extranet ne sont utilisés que pour l’exécution de la prestation et ne sont pas conservés au-delà de sa livraison. Les autres données sont conservées le temps de la prestation, puis archivées pendant la durée de prescription applicable ; les factures et pièces comptables sont conservées dix ans, conformément à l’article L.123-22 du Code de commerce.

3. Cabinets clients et prospection

Nous traitons les coordonnées professionnelles des collaborateurs des cabinets avec lesquels nous travaillons ou échangeons (nom, fonction, adresse électronique, téléphone, échanges), ainsi que les informations nécessaires à la gestion du contrat, au suivi des prestations dans notre application et à la facturation.

  • Gestion de la relation contractuelle et suivi des prestations : exécution du contrat conclu avec le cabinet. Données conservées pendant la relation contractuelle, puis archivées pendant la durée de prescription applicable.
  • Facturation et comptabilité : obligation légale. Pièces comptables conservées dix ans (article L.123-22 du Code de commerce).
  • Prospection commerciale auprès de professionnels, sur des sujets en rapport avec leur activité : intérêt légitime de COMPT’FAIT. Données conservées trois ans à compter du dernier contact. Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans frais, au moyen du lien de désinscription présent dans nos messages ou en écrivant à contact@comptfait.fr.

4. Données traitées pour le compte des cabinets

Dans le cadre des missions d’externalisation qui nous sont confiées, nous traitons, pour le compte des cabinets de syndic, des données relatives aux copropriétaires et aux autres personnes concernées par la gestion des copropriétés. Ces traitements sont réalisés directement dans le logiciel métier utilisé par le cabinet.

COMPT’FAIT agit alors en qualité de sous-traitant : elle traite ces données uniquement sur instruction du cabinet, pour la mission concernée, dans le cadre prévu par l’article 28 du RGPD et par le contrat qui la lie au cabinet. Si vous êtes copropriétaire ou occupant, adressez vos demandes relatives à ces données à votre syndic ; si vous nous écrivez, nous transmettons votre demande au cabinet concerné et l’assistons pour y répondre.

5. Service de messagerie WhatsApp Business

Statut du service

COMPT’FAIT développe un service permettant à chaque cabinet de syndic client de connecter son propre numéro WhatsApp Business, afin de recevoir et de traiter les messages des personnes qui lui écrivent : copropriétaires, occupants, membres de conseils syndicaux ou autres interlocuteurs du cabinet. À la date de mise à jour de cette politique, ce service est en cours de développement et n’est pas encore ouvert aux cabinets. Cette section décrit les traitements prévus. Les fonctions seulement envisagées sont signalées comme telles. Elle sera complétée avant l’ouverture du service, notamment sur les points indiqués ci-dessous.

Qui est responsable

  • Le cabinet de syndic qui utilise le service est responsable du traitement des conversations reçues et envoyées sur son numéro : il décide d’ouvrir ce canal, des demandes qui y sont traitées, des collaborateurs qui y ont accès et de la durée de conservation des échanges.
  • COMPT’FAIT fournit et exploite la plateforme pour le compte du cabinet, en qualité de sous-traitant. Elle n’utilise ces conversations que pour fournir le service au cabinet, sur ses instructions. Les données de chaque cabinet sont isolées logiquement de celles des autres cabinets.
  • COMPT’FAIT reste responsable des traitements qui lui sont propres : gestion du compte du cabinet et de ses utilisateurs, relation contractuelle et facturation, sécurité de la plateforme.
  • Meta et WhatsApp. Chaque cabinet connecte son propre compte WhatsApp Business et accepte les conditions de Meta. Pour l’acheminement des messages par la plateforme WhatsApp Business, Meta indique agir en qualité de sous-traitant de l’entreprise qui l’utilise, selon ses propres conditions. WhatsApp traite par ailleurs, sous sa propre responsabilité, les données liées à votre compte et à l’utilisation de son application, comme décrit dans la politique de confidentialité de WhatsApp.

Traitements prévus

  • réception des messages que vous adressez au cabinet et envoi de ses réponses ;
  • collecte des coordonnées et des informations nécessaires au traitement de votre demande ;
  • identification de la copropriété concernée par votre demande ;
  • analyse et classification de la conversation au moyen d’un service d’intelligence artificielle, pour en identifier l’objet et l’orienter ;
  • routage de la demande vers le collaborateur compétent du cabinet ;
  • conservation et suivi de la conversation et de son état de traitement ;
  • intervention d’un collaborateur du cabinet dès que nécessaire.

L’intelligence artificielle sert à analyser et à orienter les conversations. Elle ne prend pas, à votre égard, de décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative : le traitement de votre demande relève des collaborateurs du cabinet.

Fonctions envisagées, non encore mises en œuvre : le traitement des documents (photos, fichiers) et des messages vocaux joints à une conversation, par exemple leur transcription ou leur analyse. Cette politique sera mise à jour avant toute mise en service de ces fonctions.

Données concernées

  • identification et contact : numéro de téléphone WhatsApp, nom de profil, nom et qualité que vous indiquez (copropriétaire, occupant…) ;
  • rattachement : copropriété et, le cas échéant, lot concernés ;
  • contenu des messages échangés avec le cabinet ;
  • données techniques des messages : date, heure, statut d’envoi, de remise et de lecture ;
  • données produites par le service : classification de la demande, collaborateur affecté, état de traitement ;
  • pour les collaborateurs des cabinets utilisateurs : identité, identifiants de connexion et actions réalisées dans le service.

Ne communiquez pas, par ce canal, d’informations sensibles (santé, par exemple) qui ne seraient pas strictement nécessaires à votre demande.

Finalités et bases légales

La finalité est de permettre au cabinet de recevoir, d’orienter, de traiter et de suivre les demandes qui lui sont adressées par WhatsApp. La base légale est déterminée par le cabinet, responsable du traitement ; elle relève en principe de l’exécution de sa mission de syndic ou de son intérêt légitime à répondre aux demandes qu’il reçoit. Pour ses traitements propres, COMPT’FAIT se fonde sur l’exécution du contrat conclu avec le cabinet et sur son intérêt légitime à assurer la sécurité de la plateforme.

Conservation

Les conversations sont conservées pendant la durée fixée par le cabinet, qui doit être limitée à ce qui est nécessaire au suivi des demandes et au respect de ses propres obligations. À la fin du contrat entre le cabinet et COMPT’FAIT, les données sont supprimées ou restituées au cabinet, selon son choix, sauf obligation légale de conservation. Les durées appliquées par défaut seront précisées ici avant l’ouverture du service. Les données conservées par Meta pour l’acheminement des messages relèvent des conditions de Meta.

Vos droits sur ces données

Adressez vos demandes au cabinet de syndic avec lequel vous échangez. Si vous nous écrivez directement, nous transmettons votre demande au cabinet sans délai et l’assistons pour y répondre. Vous pouvez à tout moment cesser d’écrire au cabinet par ce canal ou bloquer son numéro dans WhatsApp. Supprimer une conversation dans votre application WhatsApp n’efface pas la copie détenue par le cabinet : pour cela, suivez la procédure de suppression des données.

6. Destinataires

Vos données sont accessibles aux seules personnes habilitées de COMPT’FAIT et, pour les données traitées pour leur compte, aux collaborateurs habilités des cabinets concernés. Elles peuvent être communiquées, dans la limite de ce qui est nécessaire à leur mission, aux catégories de prestataires suivantes :

  • prestataires d’hébergement et de stockage ;
  • prestataires de messagerie électronique ;
  • prestataires de formulaires en ligne ;
  • outils de gestion des demandes et de suivi opérationnel ;
  • fournisseurs de services d’intelligence artificielle ;
  • fournisseurs de plateformes de communication, dont Meta pour WhatsApp ;
  • fournisseurs de mesure d’audience et de prise de rendez-vous (Google et Microsoft, voir les sections 2 et 8).

Ces prestataires n’agissent que sur nos instructions ou celles du cabinet concerné, sauf lorsqu’ils interviennent sous leur propre responsabilité, comme indiqué dans cette politique. La liste nominative des sous-traitants ultérieurs intervenant dans les services fournis aux cabinets, avec leur prestation, leur lieu de traitement et les garanties applicables, est communiquée à chaque cabinet client, qui est informé de tout changement. Vos données peuvent enfin être communiquées aux autorités habilitées lorsque la loi l’impose.

7. Transferts hors de l’Union européenne

Certains prestataires peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis :

  • Google, pour la mesure d’audience, et Microsoft, pour la prise de rendez-vous, selon les garanties qu’ils mettent en place (sections 2 et 8) ;
  • Meta, pour le service WhatsApp Business : Meta encadre ces transferts par les avenants relatifs au transfert de données intégrés à ses conditions WhatsApp Business ;
  • pour les autres prestataires du service WhatsApp Business, notamment le fournisseur d’intelligence artificielle, le lieu de traitement et, en cas de transfert, la garantie applicable (décision d’adéquation de la Commission européenne ou clauses contractuelles types) seront indiqués ici avant l’ouverture du service.

Vous pouvez obtenir des informations sur ces garanties en écrivant à contact@comptfait.fr.

8. Cookies et mesure d’audience

Le site utilise Google Analytics, fourni par Google Ireland Limited, pour mesurer la fréquentation des pages et améliorer le contenu proposé. Les cookies correspondants (_ga et _ga_*) ne sont déposés qu’après votre accord et sont conservés treize mois au maximum.

Tant que vous n’avez pas accepté, aucun script Google n’est chargé et aucune donnée n’est transmise à Google. Les polices de caractères du site sont hébergées par COMPT’FAIT : leur affichage ne déclenche aucune connexion vers un serveur tiers. Si vous refusez, la navigation reste identique : aucune fonctionnalité du site n’en dépend. Aucun cookie publicitaire, de reciblage ou de personnalisation n’est utilisé.

Les données de mesure d’audience peuvent être transférées hors de l’Union européenne, ces transferts étant encadrés par les garanties mises en place par Google.

La mesure d’audience est le seul dispositif susceptible de déposer des cookies dès votre arrivée sur le site. Le calendrier de prise de rendez-vous, fourni par Microsoft Bookings, dépose les siens, mais il ne s’affiche qu’après un clic de votre part sur « Voir les créneaux disponibles » : tant que vous ne l’avez pas demandé, aucune requête n’est adressée à Microsoft. Cet accord est distinct de celui que vous donnez à la mesure d’audience : accepter l’un n’emporte jamais l’autre.

Enfin, l’assistant « Une question ? » mémorise votre progression dans l’espace de stockage temporaire de votre navigateur, afin de ne pas repartir de zéro d’une page à l’autre. Cette donnée ne quitte jamais votre appareil, ne permet aucun suivi et disparaît à la fermeture de l’onglet. Le choix que vous exprimez ci-dessous est conservé de la même manière, pour ne pas vous le redemander à chaque visite.

Outils en ligne

Les outils de la rubrique Outils traitent les fichiers et les informations que vous y saisissez dans votre navigateur, sur votre appareil : ni les documents, ni leur contenu, ni les données saisies ne sont transmis à COMPT’FAIT ou à un tiers, et rien n’en est conservé après la fermeture de l’outil. Seules la version et la date d’acceptation des conditions d’utilisation des outils sont gardées dans l’espace de stockage temporaire du navigateur, le temps de la session.

La mesure d’audience n’est pas utilisée dans la rubrique Outils, même si vous l’avez acceptée : Google Analytics n’y est pas chargé et aucune utilisation des outils n’est mesurée. Comme pour toute page web, le serveur qui fournit les pages reçoit les informations techniques de connexion nécessaires à leur envoi (adresse réseau, navigateur, page demandée) ; il ne reçoit aucun document ni contenu traité.

Vous n’avez pas encore exprimé de choix. Vous pouvez le modifier à tout moment.

9. Sécurité

Nous appliquons des mesures adaptées à nos outils et à notre organisation : accès limités aux personnes qui en ont besoin et, dans le service WhatsApp Business, isolement logique des données de chaque cabinet. Nos pratiques sont décrites sur la page Sécurité et confidentialité.

10. Vos droits

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement ou la limitation de vos données, vous opposer à leur traitement lorsque ce droit s’applique, et demander la portabilité des informations que vous nous avez transmises. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement à la mesure d’audience, au moyen de l’encadré ci-dessus, sans que cela remette en cause la licéité de ce qui a été mesuré auparavant. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer vos droits, écrivez à contact@comptfait.fr ou par courrier à COMPT’FAIT, 6 rue d’Armaillé, 75017 Paris. Nous répondons dans un délai d’un mois, qui peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ; vous en êtes alors informé. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pouvons vous demander une information complémentaire. La marche à suivre pour obtenir la suppression de vos données est détaillée sur la page Suppression des données.

Vous pouvez également adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

Modifications de cette politique

Cette politique peut évoluer avec nos services et la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. En cas de changement important, notamment à l’ouverture du service WhatsApp Business, les cabinets clients en sont informés.